Prosimy o szczegółowe zapoznanie się z Zapytaniem Ofertowym oraz załączonymi dokumentami.

Oferty należy składać wyłącznie za pośrednictwem internetowej platformy zakupowej.

Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia oraz sposób rozliczenia, prosimy o składanie ofert zgodnie z poniższą instrukcją:

1. Dopuszcza się składanie ofert częściowych. Należy podać ilość oraz cenę wyłącznie dla oferowanych pozycji. Pozostałe pozycje należy pozostawić bez wprowadzania danych.

2, W polu "Oferowana ilość"  należy wpisać łączny oferowany wolumen w tonach dla całego okresu dostaw, tj. listopad–grudzień 2026 r.

3. W polu „Cena jednostkowa netto” należy wpisać cenę w PLN/GJ. Jednostką rozliczeniową jest GJ, a nie tona. Nie należy podawać ceny za 1 tonę.

4. Należy zignorować wartość poszczególnych pozycji oraz łączną wartość oferty wyliczaną automatycznie przez platformę zakupową. Wartości te wynikają z ustawień systemowych i nie będą brane pod uwagę przy ocenie ani porównaniu ofert.

5. Należy pamiętać o dołączeniu wymaganych załączników. Lista wymaganych dokumentów została określona w pkt 7.4 załączonego Zapytania Ofertowego.

ZE PAK Spółka Akcyjna z siedzibą w Koninie (Organizator Postępowania) działając w imieniu i na rzecz PAK – PCE Biopaliwa i Wodór Sp. z o.o. (Zamawiający), informuje o rozpoczęciu postępowania przetargowego na dostawy biomasy w okresie od 01.11.2026 r. do 31.12.2026 r. zgodnie z Zapytaniem Ofertowym.

1.    Przedmiot zamówienia.
Dostawy certyfikowanej systemem KZR biomasy drzewnej oraz biomasy pochodzenia rolniczego (agro) w okresie od 01.11.2026 r. do 31.12.2026 r.
Minimalny wolumen oferowany przez jednego Dostawcę w okresie od 01.11.2026 r. do 31.12.2026 r. wynosi:
•    2 000 Mg dla danego rodzaju biomasy drzewnej (zgodnie z pkt. 1.1. a-c),
•    500 Mg dla danego rodzaju biomasy pochodzenia rolniczego (agro) (zgodnie z pkt. 1.1.d-h).  
1.1.    Biomasa musi spełniać wymogi określone w Ustawie z dnia 20 lutego 2015 r. o odnawialnych źródłach energii (Dz. U. z 2022r. poz. 1378 wraz z późniejszymi zmianami).
Zamawiający przewiduje dostawy następujących rodzajów biomasy:
a)    biomasa drzewna w postaci zrębki drzewnej (drewno energetyczne celowo rozdrobnione, pozostałość 
z przemysłu przetwarzającego produkty z produkcji leśnej),
b)    biomasa drzewna w postaci trocin,
c)    biomasa drzewna w postaci peletu drzewnego (sprasowana pozostałość z przemysłu przetwarzającego produkty z produkcji leśnej (głównie trociny) bez substancji wiążących),
d)    biomasa pochodzenia rolniczego (agro) w postaci zrębki wierzby z upraw energetycznych,
e)    biomasa pochodzenia rolniczego (agro) w postaci zrębki z sadów,
f)    biomasa pochodzenia rolniczego (agro) w postaci peletu ze słomy,
g)    biomasa pochodzenia rolniczego (agro) w postaci peletu z łuski słonecznika,
h)    inne rodzaje biomasy.
1.2.    Dostawca zobowiązany jest oświadczyć, że posiada ważny certyfikat Kryteriów Zrównoważonego Rozwoju (KZR) określonych w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/2001 z dnia 11 grudnia 2018r.
1.3.    Dostawca zobowiązany jest oświadczyć, że dostarczona biomasa nie będzie odpadem w rozumieniu Ustawy o odpadach z dnia 14 grudnia 2012r. (Dz. U z 2022r. poz. 699 z wraz z późniejszymi zmianami ).
1.4.    Wymagania odnośnie parametrów fizykochemicznych dla poszczególnych rodzajów biomasy zostały opisane w Załączniku nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
1.5.    Oferty mogą być składane na wszystkie lub wybrane rodzaje biomasy (zgodnie z pkt. 1.1.).
1.6.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego podziału zamawianej ilości i rodzaju biomasy pomiędzy Dostawców.
1.7.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru części oferowanego przez Dostawcę wolumenu biomasy. 
1.8.    Zasady realizacji Umowy zawarte są we Wzorze Umowy na Dostawy Biomasy, stanowiącym Załącznik nr7.

2.    Terminy dostaw.
Sukcesywnie w okresie od 01.11.2026 r. do 31.12.2026 r. W tym okresie może zajść konieczność realizacji dostaw w soboty i/lub niedziele.

3.    Warunki dostawy.
3.1.    Miejsce dostawy: ul. Przemysłowa 158, 62-510 Konin.  
3.2.    Dostawca ponosi wszelkie koszty i ryzyka związane z dostawą i transportem biomasy do Zamawiającego. Oferta winna być skalkulowana na bazie formuły DDP wg Incoterms 2020.
3.3.    Dostawy będą realizowane samowyładowczymi samochodowymi środkami transportu przystosowanymi 
do przewozu biomasy. Rozładunek będzie następował na placach składowych biomasy. Niemożliwy będzie odbiór biomasy z pojazdów bez otwartej od góry przestrzeni ładunkowej. Ze względów technicznych dopuszcza się tylko pojazdy z tylnym rozładunkiem.
3.4.    Dostawca zagwarantuje ciągłość dostaw w okresie obowiązywania umowy zgodnie z ustalonym harmonogramem.
3.5.    Dostawca bierze na siebie odpowiedzialność za braki i wady powstałe w czasie transportu biomasy 
do miejsca przeznaczenia i ponosi z tego tytułu wszelkie skutki prawne.
3.6.    Dostawca może zostać obciążony kosztami usunięcia uszkodzeń spowodowanych przez kierowcę podczas rozładunku i innych manewrów na terenie elektrowni.

4.    Warunki płatności.
4.1.    Warunkiem koniecznym rozpoczęcia dostaw biomasy jest przedłożenie Zamawiającemu dokumentów wymaganych przed realizacją dostaw, zgodnie z wymogami opisanymi w Załączniku nr 6.
4.2.    Zapłata za zrealizowane dostawy następować będzie na rachunek bankowy dostawcy w terminie 14 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Szczegółowe warunki płatności przedstawiono we Wzorze Umowy na Dostawy Biomasy stanowiącym Załącznik nr 7 do Zapytania Ofertowego. 

5.    Warunki formalne udziału w postępowaniu.
5.1.    O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Dostawcy, którzy:
a)    są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, 
b)    posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia,
c)    znajdują się w sytuacji ekonomicznej zapewniającej realizację umowy,
d)    nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
e)    posiadają pełne i niezaprzeczalne prawo do oferowania na terenie Polski dostawy biomasy będącej przedmiotem postępowania i ponoszą pełną odpowiedzialność w przypadku jakichkolwiek roszczeń ze strony osób trzecich,
f)    posiadają zdolność do udokumentowania pochodzenia biomasy zgodnie z wymogami opisanymi 
w Załączniku nr 6.
5.2.    W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Dostawca jest zobowiązany do złożenia stosownych oświadczeń zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Zapytania Ofertowego oraz załączenia dokumentów zgodnie z zapisami pkt. 7.4. Zapytania Ofertowego.

6.    Miejsce i termin przyjmowania ofert.
6.1    Oferty należy składać na platformie zakupowej gkzepak.logintrade.net w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr Z2/9/1.
6.2    Oferty można składać do dnia 12.10.2026 r. godz. 9.00.
6.3    Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie zostaną rozpatrzone. 

7.    Sposób przygotowania oferty.
7.1    Każdy Dostawca składa jedną ofertę. Jedna składana oferta może zawierać Formularze ofertowe na różne rodzaje biomasy.
7.2    Oferta musi być sporządzona w języku polskim i złożona w formie elektronicznej, zgodnie z wymogami opisanymi w Zapytaniu Ofertowym.
7.3    Formularz ofertowy (Załączniki nr 1 a-h) wraz z załącznikami i dokumentami sporządzonymi przez Dostawcę musi być podpisany przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Dostawcy. 
W przypadku, gdy ofertę podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty, wymaga się aby Dostawca dołączył do oferty pełnomocnictwo 
do podpisania oferty.
7.4    Oferta musi zawierać:
a)    formularz ofertowy (wypełniony właściwy Załącznik nr 1 a-h do Zapytania Ofertowego, osobno dla oferowanego rodzaju biomasy),
b)    opis doświadczenia zawodowego Dostawcy (wypełniony Załącznik nr 2), w którym Zamawiający oczekuje przedstawienia wykazu dostaw o podobnym charakterze zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie,
c)    oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (wypełniony Załącznik nr 3),
d)    aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie z CEIDG, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do CEIDG, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert (Dostawca zagraniczny składa odpowiedni dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania),
e)    ważny certyfikat Kryteriów Zrównoważonego Rozwoju (KZR)
Uwaga: dokumenty wymienione w pkt 7.4 lit. a) – c) należy złożyć w formie elektronicznej, jako załączniki do oferty na platformie zakupowej, w postaci skanu dokumentu własnoręcznie podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentowania Dostawcy lub dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty wymienione w pkt 7.4 lit. d)–e) należy załączyć w formie elektronicznej, bez konieczności ich dodatkowego podpisywania przez Dostawcę.

7.5    Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Dostawcy do uzupełniania następujących dokumentów na dalszych etapach postępowania:
a)    aktualne zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Dostawca nie zalega z opłatami podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub inny dokument właściwego Organu potwierdzający, że Dostawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert (Dostawca zagraniczny składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzające, że nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu),
b)    polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że Dostawca jest ubezpieczony 
od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej,

8.    Sposób obliczania ceny.
8.1    W Formularzu ofertowym (Załączniki nr 1 a-h do Zapytania Ofertowego) należy podać cenę netto za jednostkę energii chemicznej biomasy (PLN/GJ) wraz z transportem biomasy na miejsce dostawy wskazane 
w pkt. 3.1 Zapytania Ofertowego.
8.2    Cena netto za jednostkę energii chemicznej biomasy musi być podana liczbą i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy ceną podaną liczbą i słownie, za prawidłową uznaje się cenę podaną słownie.
8.3    W zaoferowanej cenie muszą być zawarte wszelkie podatki (z wyjątkiem VAT), cła i inne zobowiązania podatkowe wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

9.     Zasady oceny i wyboru ofert.
9.1    Podstawowym elementem porównania ofert będzie cena netto za jednostkę energii chemicznej biomasy (PLN/GJ) wraz z transportem biomasy do miejsca dostawy wskazane w pkt. 3.1 Zapytania Ofertowego. 
9.2    Przy ocenie ofert Zamawiający będzie brał pod uwagę również inne okoliczności mające wpływ na prawidłową realizację dostaw, w szczególności możliwość zapewnienia przez Dostawcę dostaw odpowiadających potrzebom Zamawiającego, w tym wymaganym wolumenom, terminom i harmonogramowi dostaw, wymaganiom jakościowym oraz pozostałym warunkom określonym w Zapytaniu Ofertowym.
9.3    Zamawiający  zastrzega sobie prawo do udzielenia zamówień częściowych więcej niż jednemu Dostawcy.

10.     Otwarcie ofert.
Otwarcie ofert przez Komisję przetargową nastąpi bez udziału Dostawców. 

11.    Koszty przygotowania oferty.
11.1    Dostawca przygotuje ofertę na swój koszt.
11.2    Wszelkie koszty związane z uczestnictwem Dostawcy w niniejszym postępowaniu ponoszone są wyłącznie przez Dostawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

12.    Okres związania Ofertą. 
Dostawca jest związany ofertą do dnia 15.11.2026 r. W sytuacji, gdy przeprowadzone zostaną kolejne etapy postępowania w formie negocjacji lub aukcji elektronicznej i Dostawca nie zmieni swojej oferty w tych etapach, oferta pozostaje wiążąca w w/w okresie.

13.    Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego.
13.1.    Do dnia 08.10.2026 r. godz. 14.00 Dostawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego,  przesyłając pytania drogą mailową na adres: komisja.biomasa@zepak.com.pl, telefonicznie na nr 63 247 3781 lub za pomocą platformy zakupowej.
13.2.    Treść wyjaśnień będzie przekazana telefonicznie, e-mailem lub poprzez aktualizację Zapytania Ofertowego 
na platformie zakupowej.

14.    Zachowanie poufności.
14.1.    Członkowie Komisji przetargowej zobowiązani są do zachowania poufności danych i informacji uzyskanych 
w niniejszym postępowaniu. 
14.2.    Dostawcy są zobowiązani do zachowania poufności wszelkich informacji i materiałów uzyskanych 
w niniejszym postępowaniu.

15.    Zastrzeżenia.
15.1.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego przeprowadzenia. 
15.2.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian we Wzorze Umowy na Dostawy Biomasy załączonym do Zapytania Ofertowego.
15.3.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania od Dostawcy uzupełnienia informacji przedstawionych w Załączniku nr 2, w tym dostarczenia dodatkowych dokumentów potwierdzających, iż Dostawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia (np. referencje, wykazy pracowników, wykazy sprzętu i maszyn).
15.4.    Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego 
w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji. Zamawiający nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec podmiotów, które złożyły oferty, za jakiekolwiek szkody, które mogą wynikać z uczestnictwa w postępowaniu zakupowym bądź odrzucenia lub nierozpatrywania złożonych ofert.
15.5.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamówienia mniejszej ilości biomasy niż wynika to ze złożonej oferty, a Dostawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia, w tym finansowe.

16.    Pozostałe postanowienia.
16.1.    Zamawiający nie zwraca materiałów lub dokumentów ofert przesłanych w związku z postępowaniem prowadzonym w oparciu o niniejsze Zapytanie ofertowe.
16.2.    Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. 
16.3.    Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
16.4.    Zamawiający dokona podziału zamówionego wolumenu biomasy na poszczególne miesiące z zastosowaniem proporcji przedstawionych w Załączniku nr 5.  
16.5.    Dostawca, którego oferta nie spełnia wymogów Zapytania Ofertowego, może zostać wykluczony 
z postępowania.
16.6.    Zamawiający może wykluczyć z postępowania przetargowego Dostawcę, który w okresie 5 lat przed rozpoczęciem postępowania nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie na rzecz Zamawiającego lub Spółki należącej do Grupy Kapitałowej ZE PAK.
16.7.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do zastosowania negocjacji handlowych i/lub aukcji elektronicznej 
w kolejnych etapach postępowania, do których zostaną zakwalifikowane najkorzystniejsze oferty. 
16.8.    Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi złożenia przez Zamawiającego jakiejkolwiek oferty 
w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, jak również nie rodzi jakiegokolwiek zobowiązania 
dla Zamawiającego do zawarcia umowy, przyjęcia ofert na dostawy biomasy lub odbioru jakichkolwiek dostaw biomasy od innych podmiotów.
16.9.    W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 
27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych 
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, dostępna jest na stronie internetowej https://www.zepak.com.pl/pl/o-firmie/rodo.html. Dostawcy/Wykonawcy zobowiązani 
są do zapoznania się z treścią klauzuli informacyjnej.
16.10.    Dostawca/Wykonawca/ podwykonawca/ podmiot trzeci, ma obowiązek, podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby udziału w postępowaniu, wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał. 

17.    Załączniki do Zapytania Ofertowego:
Załącznik nr 1a-h - Formularz ofertowy.
Załącznik nr 2 - Opis doświadczenia zawodowego.
Załącznik nr 3 - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.
Załącznik nr 4 - Parametry fizykochemiczne biomasy.
Załącznik nr 6 - Wymagane dokumenty potwierdzające pochodzenie Biomasy dotyczące realizacji dostaw.
Załącznik nr 7 - Wzór Umowy na Dostawy Biomasy.
                                                                                                                                     Komisja Zakupowa